ANONİM ŞİRKET GENEL KURULLARININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASI

Elektronik Ortamda Genel Kurul Yapılmasının Tercih Edilme Sebebi:

Coğrafi uzaklık, bu uzaklıkta genel kurula ulaşım, konaklama için yapılan masraflar ve bu masrafların karşılığının alınamayacağının düşünülmesi gibi nedenler, pay sahiplerinin genel kurullara katılımına engel olup, elektronik genel kurul bu bakımdan mesafeleri ortadan kaldırarak pay sahiplerin yönetime katılımda bulunmalarını sağlamaktadır.

Genel kurul kararlarının bütün pay sahiplerinin menfaatleri açısından isabetli ve yerinde olması, önemli ölçüde katılımın oranıyla bağlantılı ve ilgilidir. Bu nedenle, genel kurul toplantılarının internet destekli yapılmasının pay sahiplerinin menfaatlerinin optimum düzeyde gerçekleştirilmesine yardımcı olacağı açıktır. ⁽¹⁾

Pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına etkin katılmalarını sağlamak suretiyle, doktrinde “güç boşluğu” olarak nitelendirilen sorununda önüne geçilebilecektir. ⁽²⁾

Özellikle kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketlerin tüm genel kurullarında, gündeminde sermayenin arttırılması veya azaltılması, birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan diğer şirketlerin genel kurullarında Bakanlık Temsilcisi’nin katılımı zorunlu olduğu için yurtdışı veya şehir dışında bulunan ortaklar için elektronik ortamda zamandan kazanarak toplantıları gerçekleştirmek önem kazanmaktadır.

Elektronik Ortamda Genel Kurul Yapmak İçin Atılması Gereken Adımlar:

Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara Dair Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca anonim şirket genel kurul toplantılarına katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanma ile ilgili hususlar bundan böyle elektronik ortamda yapılabilecektir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. Maddesi uyarınca anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy vermenin fizikî katılım ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı düzenlenmiştir.

 Şirketletin genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya imkan tanıyan elektronik genel kurul sisteminin kuruluşu, işleyişi

teknik hususlar ile güvenlik kriterleri de Anonim Şirketlerin  Genel Kurulları’nda  Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ (Tebliğ) ile düzenlenmiştir.

 Yukarıda düzenlenen mevzuat uyarınca elektronik ortamda genel kurul yapacak şirketlerin bir takım şartları yerine getirmesi gereklidir.

• Bunlardan ilk şart, Yönetmelik’in 5. Maddesi’nde geçen “genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım” maddesinin şirket esas sözleşmesine hiç değiştirilmeden Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.
• Şirketlerin uyması gereken ikinci şart, TTK’nın 1527’inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca elektronik genel kurul toplantılarının yapılabilmesine yönelik bilişim sistemini (“EGKS”) kurmaları veya bu hizmeti dışarıdan destek alarak sağlamalarıdır.
• Bağımsız denetime tabi şirketler bakımından elektronik ortamda oy kullanabilmek için şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması gereklidir.
• Yönetmelik’in 6. Maddesi uyarınca elektronik ortamda genel kurul uygulayacak şirketler, TTK ve esas sözleşme gereği yapılması gereken çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri, güvenli elektronik imzalı olarak TTK’da öngörülen süreler içerisinde EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmalıdır.
• Yönetmelik’in 13. Maddesi uyarınca şirketler, elektronik toplantıların yapılacağı EGKS’nin Yönetmelik, Tebliğ ve TTK hükümlerine uygunluğunu teknik bir raporla tespit ettirip ticaret siciline tescil ve ilan ettirilmelidir. Teknik rapor, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA  (Bilgi sistemleri denetçi sertifikası) sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden alınabilir. Tebliğ’in 8 Maddesi uyarınca bu rapor 3 yılda bir
• Şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini EGKS’de hak sahiplerinin bilgisine sunar.
• TTK m.1527 ve Yönetmelik’in 7. Maddesi uyarınca genel kurula elektronik ortamda katılmak isteyen hak sahibi kendisinin veya temsilcisinin toplantılara elektronik ortamda katılacağını EGKS’ye bildirmelidir.
• Elektronik ortamı kullanmak isteyen hak sahipleri elektronik posta adreslerini şirkete bildirmelidir.
• Elektronik ortamdaki anonim şirket genel kurullarında Bakanlık Temsilcisi bulundurma zorunluluğu mevcuttur.
• Elektronik ortamda genel kurulun toplanabilmesi için katılımcıların güvenli elektronik imzaları bulunmalıdır. Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir. Tüzel kişi ortaklar adına elektronik ortamda yapılacak her türlü bildirim, tüzel kişinin imza yetkililerinin güvenli elektronik imzalarını taşımalıdır.
• Elektronik ortamda yapılan genel kurul toplantıları, Bakanlık Temsilcisi’nin yasal şartların sağlandığını tespit etmesini takiben fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır.
• Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir ve oyunu EGKS üzerinden kullanır. Tebliğ’in 7. Maddesi uyarınca oy kullanma süresi 2 dakikadır.
• Toplantıda hazır bulunanlar listesi tutulur. Toplantı bitiminde tutanakla birlikte bu liste Bakanlık temsilcisine teslim edilir.
• Elektronik ortamda düzenlenecek genel kurulda hak sahipleri oylarını EGKS üzerinden online kullanır. Toplantıda her gündem maddesi ayrı ayrı oylanmaktadır.
• Şirketlerin kendisi veya destek aldıkları şirketler EGKS’de yapılan tüm işlemlere dair kayıtları, genel kurula elektronik hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini bu bilgilerin gizlilik ve bütünlüğünü sağlayarak elektronik ortamda 10 yıl süre ile saklamalıdır.

Elektronik Ortamda Genel Kurul Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler:

Elektronik ortamda toplantıya kendisi veya temsilcisi ile katılacağını EGKS üzerinden bildirenler bu bildirimleri geri almadıkları sürece toplantıya fiziken katılamazlar. Bildirimini geri almadan hak sahibi, fiziken toplantıya katılsa dahi, toplantıda hazır bulunma şartını yerine getirmiş olmayacağından fiziki katılım istenildiği durumda bildirimin geri alınmasına dikkat edilmelidir.

Hak sahibi temsilci ile temsil edildiği vakit temsilcinin kimlik bilgisi EGKS’ye kaydedilmelidir.

Elektronik ortamda temsilcileri ile temsil edilecek taraflar genel yetki verebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin olarak ayrı ayrı yetki verme hakkına sahiptir.

Toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirdikten sonra gündem maddelerinin ayrı ayrı oylanması zorunlu olup, hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine verdiği oyu değiştiremez.

Usulüne uygun alınmayan genel kurul kararları iptal edilebileceği gibi kurucu unsurlarından biri olmayan kararlar “yok veya batıl” hükmünde kabul edilebilecektir. Bunun için EGKS’ye yönelik kuralların mevzuata ve usulüne uygun yapılıp, tamamlanmasına dikkat edilmelidir.

Güvenlik sorunlarının önün geçmek için pay sahiplerine kişiye özel PIN verilmek suretiyle veyahut çeşitli biyometrik emarelerle kimlik tespiti yapılması olanaklarından faydalanılmalıdır.

Dijitalleşme ve pandemi süreci ile birlikte oldukça gündeme gelen genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılması şirketlerin kararlarını pratik ve hızlı bir şekilde almasını sağlamakla birlikte yönetimsel faaliyetlerinin her koşulda devamlılığının önemi ortaya çıkarmış olup, bu yöntemle genel kurullara katılım gittikçe yaygınlaşmaktadır.

Daha detaylı bilgi için lütfen info@ege-law.com veya duygu.tuncer@ege-law.com

Kaynakça:
^*1 Pay sahiplerinin menfaatlerinin optimum düzeyde gerçekleştirilmesi için bkz. PULASLI, 2011
^*2 Güç boşluğu kavramı hakkında tartışmalar ve ayrıntılı bilgi için bkz. PASLI, Ali: Anonim Ortaklık Kurumsal Yönetimi, Corporate Governance, İstanbul, 2005, s. 34 vd.